Polityka antykorupcyjna
POLITYKA ANTYKORUPCYJNA
W SPÓŁDZIELNI MLECZARSKIEJ MLEKOVITA
Spółdzielnia Mleczarska MLEKOVITA jest firmą transparentną, która swoją działalność opiera na solidnych fundamentach etycznych i wartościach moralnych.
Spółdzielnia Mleczarska MLEKOVITA jest firmą, która aktywnie uczestniczy w biznesie jako podmiot odpowiedzialny i wyznający zasadę zero tolerancji wobec jakichkolwiek przejawów i zachowań związanych z korupcją.
Polityka antykorupcyjna w Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA dotyczy wszystkich jej pracowników, współpracowników, a także partnerów biznesowych w związku z powyższym wszystkie osoby zatrudnione w Spółdzielni są zobowiązane do aktywnego przeciwstawiania się korupcji i przekupstwu, a w swoim działaniu będą wystrzegać się dwuznaczności.
Celem opracowania zasad postępowania oraz przeciwdziałania tego typu zjawiskom Zarząd Spółdzielni przyjął poniższe rozwiązania:
- Definicje
Korupcja - to czyn polegający na wykorzystaniu swojego stanowiska w firmie w celu osiągnięcia dla siebie bądź osób najbliższych korzyści osobistych lub finansowych w sposób sprzeczny z prawem oraz zasadami opisanymi w niniejszej polityce antykorupcyjnej szkodzący wizerunkowi Spółdzielni, który może przybrać formę przekupstwa, nepotyzmu, płatnej protekcji w formie czynnej lub biernej.
Przekupstwo – działanie negatywne pod względem moralności i prawa, które ma na celu wręczanie lub oferowanie innej osobie środków pieniężnych czy też innych wartościowych przedmiotów w zamian za realizację określonego celu, korzystne dla osoby dającej, sprzeczne z przyjętymi zasadami i normami obowiązującymi w Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA.
Nepotyzm – negatywnie oceniane zjawisko, które ma na celu faworyzowanie krewnych lub osób zaprzyjaźnionych przy obsadzaniu stanowisk i udzielaniu awansów zawodowych. Może polegać między innymi na ignorowaniu zasad rekrutacji czy wyboru kandydata na dane stanowisko.
Płatna protekcja to pośredniczenie w zamian za korzyść majątkową lub osobistą albo jej obietnicę, w załatwieniu sprawy, z powołaniem się na wpływy, wywołujące u innej osoby przekonanie o istnieniu wpływów, wykorzystanie takiego przekonania lub utwierdzenie jej w przekonaniu o istnieniu wpływów w Spółdzielni lub udzielanie lub obiecywanie korzyści majątkowej w zamian za pośrednictwo w załatwieniu sprawy w instytucji publicznej lub Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA. - Zasady Polityki Antykorupcyjnej w Spółdzielni Mleczarskiej Mlekovita
Spółdzielnia Mleczarska MLEKOVITA przyjmuje politykę zerowej tolerancji dla korupcji we wszystkich aspektach swojej działalności zarówno „wewnątrz firmy”, jak również w kontaktach z innymi podmiotami. Działania, które mają cechy: wymuszania lub nakłaniania, handlu wpływami, legalizowanie dochodów pochodzących z działań korupcyjnych są w Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA zabronione i niedopuszczalne.
Osoby zatrudnione w Spółdzielni w swoim postępowaniu powinny kierować się zasadą transparentności, uczciwości oraz unikania zachowania niezgodnego z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami etycznymi.
W przypadku sytuacji niejednoznacznych dotyczących przyjmowania korzyści majątkowych lub osobistych, które są oferowane pracownikowi, ma on obowiązek powiadamiania o nich swojego bezpośredniego przełożonego lub Zarząd Spółdzielni w celu uzyskania rekomendacji, co do trybu postępowania.
Nie jest dopuszczalne przyjmowanie i dawanie jakichkolwiek upominków w gotówce. Poniżej przykłady działań, które uznajemy za nieakceptowalne:
• przekazanie, obietnica przekazania, oferowanie lub nakłanianie do gratyfikacji pod postacią zapłaty, podarunku, wyjazdu, zaproszenia, czy innej korzyści w celu osiągnięcia określonej korzyści biznesowej lub w podziękowaniu za osiągnięcie korzyści biznesowej,
• przekazanie, obietnica przekazania, oferowanie gratyfikacji pod postacią zapłaty, podarunku, wyjazdu, zaproszenia (posiłki, imprezy, rozrywka), czy innej korzyści urzędnikowi państwowemu lub pośrednikowi celem usprawnienia lub przyspieszenia przebiegu rutynowych procedur
• obietnica zapłaty lub przyjęcie zapłaty od osób trzecich w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie biznesowych, lub pewność, że oczekują te osoby w zamian określonych korzyści
• przyjęcie podarunku, wyjazdu, zaproszenia (posiłki, imprezy, rozrywka) czy innej korzyści lub też obietnica ich otrzymania od osób trzecich.
Niedopuszczalne jest również rozliczanie wydatków dietami. To co zostało faktycznie wydatkowane powinno zostać sprawdzone, zapłacone lub zwrócone.
Załatwianie spraw w organach publicznych.
a) zabrania się oferowania, dokonywania lub obiecywania dokonania zapłaty pieniędzy, wręczania wartościowych przedmiotów jakiemukolwiek urzędnikowi publicznemu w celu m. in. wpłynięcia na jego decyzję, zapewnienia sobie nieuczciwej przewagi czy też zachęcenia go do wykorzystania swoich wpływów.
b) przy ewentualnych sugestiach domagania się łapówki, należy kategorycznie i wyraźnie odmówić, a ewentualne kolejne spotkania odbywać przy udziale dodatkowej osoby (np. innego pracownika).
Wszelkie kontakty z kontrahentami, współpracownikami i klientami Spółdzielni mogą odbywać się jedynie w relacjach biznesowych. Celem zawsze jest dobro firm i instytucji, z pierwszeństwem dobra Spółdzielni.
Kontakt powinien odbywać się poprzez korespondencję mailową, telefony służbowe czy stacjonarne oraz przez bezpośrednie spotkania za wiedzą i zgodą przełożonego. W kontaktach mailowych powinny być używane jedynie maile firmowe. Na każdym etapie prowadzenia rozmowy należy zachować profesjonalizm i najwyższe standardy.
Zatrudnieni w Spółdzielni mają możliwość uczestniczenia w szkoleniach/wyjazdach organizowanych przez podmioty współpracujące ze Spółdzielnią wyłącznie po uzyskaniu zgody Prezesa Zarządu Spółdzielni. W przypadku wyjazdu typowo rekreacyjnego pracownik będzie musiał wypisać urlop na czas trwania tegoż wyjazdu lub wskazać cel i jego charakter. W innym przypadku będzie to delegacja służbowa. Pracownik zobowiązany jest do przedstawienia agendy wyjazdu Zarządowi Spółdzielni lub odpowiednio Dyrektorowi działu lub Dyrektorowi Zakładu.
Wszelkie próbki produktów, gry, gadżety itp. muszą być zgłaszane w drodze e-mail na adres: prawny@mlekovita.com.pl oraz przechodzić przez sklep/hurtownię/magazyn zaś pełnomocnik Spółdzielni wyznaczony przez Prezesa Zarządu jest informowany szczegółowo o pochodzeniu, ilościach oraz zawartości takich przesyłek oraz w porozumieniu z Zarządem Spółdzielni zarządza ich przeznaczeniem i wydaniem.
Nie jest dopuszczalne przyjmowanie i oferowanie drobnych podarunków świątecznych o wartości nie przekraczającej 100 złotych, stanowiących element kultury i zwyczajów panujących w Polsce bez odrębnej zgody Zarządu Spółdzielni. W przypadku otrzymania takiego podarunku należy ten fakt zgłosić e-mail na adres: prawny@mlekovita.com.pl - Obszary ryzyka korupcyjnego (zagrożenia korupcją)
Uzasadnione podarunki i zaproszenia (posiłki, imprezy, rozrywka) mogą wesprzeć proces zawierania, podtrzymywania oraz rozwijania istotnych relacji biznesowych. Tym niemniej jeżeli jakiekolwiek działanie budzi wątpliwość w kontekście zagrożenia korupcją należy zwrócić się o pomoc w ocenie ewentualnego ryzyka do swojego bezpośredniego przełożonego, Dyrektora lub bezpośrednio do Prezesa Zarządu.
Obowiązkiem każdego zatrudnionego jest zapobieganie, wykrywanie i zgłaszanie przypadków przekupstwa, a także innych form korupcji. Wszyscy pracownicy Spółdzielni są zobligowani do unikania jakichkolwiek działań, które mogłyby prowadzić do naruszenia tej zasady. Jeśli zachodzi podejrzenie, że takie naruszenie miało miejsce, lub może wystąpić w przyszłości powinno zostać jak najszybciej zgłoszone przez pracownika swojemu przełożonemu, Dyrektorowi działu lub bezpośrednio Prezesowi Zarządu.
W przypadku propozycji lub otrzymania prezentu o wysokiej wartości lub o luksusowym charakterze od partnera biznesowego, fakt ten należy niezwłocznie zgłosić bezpośredniemu przełożonemu, Dyrektorowi działu lub Dyrektorowi zakładu. - Kontrahenci, dostawcy firmy współpracujące:
Informacja o zasadach polityki antykorupcyjnej Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA powinna być udostępniana partnerom biznesowym oraz znaleźć odzwierciedlenie w uzgodnionych zasadach współpracy zobowiązując partnerów biznesowych, dostawców, klientów do uczciwego działania bez zamiarów i czynności związanych z korupcją oraz do:
• przestrzegania zasad niniejszej Polityki antykorupcyjnej,
• nie oferowania i nie wręczania jakiejkolwiek korzyści finansowej i innej,
• współpracowania ze Spółdzielnią Mleczarską MLEKOVITA w zakresie eliminowania zachowań korupcyjnych,
• dbania o to, aby stosunki z urzędnikami publicznymi, osobami prywatnymi oraz innymi przedsiębiorcami były otwarte i transparentne tak aby wykluczyć możliwość pojawienia się zarzutów i zagrożeń korupcyjnych,
• unikania konfliktu interesów, które mogłyby prowadzić do ryzyka korupcji. - Zgłaszanie nadużyć
Osoby zatrudnione mogą zgłaszać swoje obawy lub zwrócić się o poradę w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie naruszenia zasad Polityki Antykorupcyjnej lub innych przepisów prawa, nie obawiając się jednocześnie negatywnych konsekwencji.
Każde zgłoszenie badane jest w sposób indywidualny, poufny oraz rozpatrywane jest z należytą starannością. Żadne zgłoszenie nie pozostaje bez odpowiedzi.
Zgłoszeń należy dokonywać na adres e-mail: prawny@mlekovita.com.pl
Podejrzenia naruszenia zasad Polityki Antykorupcyjnej Spółdzielni lub innych przepisów prawa mogą być zgłaszane także bezpośrednio do Prezesa Zarządu Spółdzielni z pominięciem drogi służbowej. - Prowadzenie dokumentacji, przejrzystość i procedury kontrolne.
Spółdzielnia Mleczarska MLEKOVITA kieruje się zasadą pełnej przejrzystości w prowadzonych działaniach oraz stosuje adekwatne procesy kontrolne poprzez prowadzenie odpowiedniej dokumentacji.
Zarząd firmy i osoby przez niego wyznaczone okresowo monitorują i rewidują stosowanie się do niniejszej polityki i procedur związanych z zarządzaniem ryzykiem w Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA - W Spółdzielni przewidziane są następujące działania dyscyplinarne w przypadku stwierdzenia przypadku korupcji:
a) względem Pracowników i Współpracowników:
i. odebranie możliwości awansu przez określony czas lub innych dodatkowych bonusów, które nie mają charakteru obligatoryjnego.
ii. degradacja z zajmowanego stanowiska,
iii. rozwiązanie w trybie natychmiastowym Umowy łączącej Pracownika/Współpracownika i Spółkę
b) względem partnerów biznesowych:
i. zakaz wskazywania Spółdzielni Mleczarskiej MLEKOVITA jako podmiotu współpracującego w materiałach marketingowych danego partnera biznesowego;
ii. wyłączenie danego partnera biznesowego jako potencjalnego kontrahenta z przyszłych przedsięwzięć Spółdzielni;
iii. nałożenie kary umownej wynikającej z kontraktu z danym partnerem biznesowym;
iv. rozwiązanie w trybie natychmiastowym umowy będącej podstawą współpracy z danym partnerem biznesowym, w tym ze spółkami zależnymi od danego partnera biznesowego zamieszanego w działania korupcyjne.
v. złożenia zawiadomienia o przestępstwie - Postanowienia końcowe
• Każdy pracownik/ ZATRUDNIONY firmy zobowiązany jest do zapoznania się z tym dokumentem i bezwzględnego stosowania się do jego treści.
• Każdy pracownik/zatrudniony zobowiązany jest do potwierdzenia zapoznania się z niniejszym dokumentem.
• Każdy przypadek niestosowania się do niniejszej procedury będzie rozpatrywany oddzielenie.
• Każdy pracownik/zatrudniony ma stały dostęp do dokumentu. Jakakolwiek zmiana jego treści jest każdorazowo sygnalizowana bezpośrednio każdemu
Pracownikowi poprzez komunikat udostępniany jest pracownikom i osobom zatrudnionym w formie zwyczajowo przyjętej, elektronicznie lub poprzez szkolenia.